LA COMPTABILITÉ EN AUTO-ENTREPRENEUR : LES OUTILS INDISPENSABLES EN CAS DE CONTRÔLE
Sais-tu que tout auto-entrepreneure a des obligations légales au niveau de la tenue de sa comptabilité ?
Oulala la compta, la compta, rien que le mot fait déjà mal à la tête.
Mais franchement entre nous, la comptabilité de la microentreprise (ou autoentreprise) n’est vraiment pas compliquée.
Je vais t’expliquer les choses de la manière la plus simple possible pour qu’à la fin de l’article, tu puisses ne plus te torturer l’esprit et avoir tous les outils en main pour le suivi de ton entreprise.
Sache une chose.
La comptabilité est obligatoire pour toute entreprise, et même pour une autoentreprise.
Et tu en connais les raisons ?
– D’abord pour toi. Pour savoir où tu en es par rapport à tes sous sous. C’est très important de noter les entrées et les sorties parce que l’argent ça part vite et on ne se rend pas compte des dépenses.
– Ensuite, en cas de contrôle de l’URSSAF ou autres organismes comme le Fisc pour celles qui facturent de la TVA en cas de dépassement du seuil du Chiffre d’Affaires. Tu dois être à même de fournir tous les justificatifs comptables de ton entreprise.
Et je te parle en connaissance de cause !
Quand j’étais gérante d’une SARL, un jour, j’ai reçu un recommandé de l’URSSAF pour un contrôle 😯.
Déjà recevoir un recommandé ce n’est pas le genre de truc qu’on aime.
Mais alors de l’URSSAF, tu flippes un peu quand même.
Bon, je savais qu’un jour ou l’autre nous allions nous faire contrôler, mais franchement, là, je ne m’y attendais pas.
Je me suis donc empressée d’ouvrir le courrier et là quand tu vois la longueur de la liste des documents à préparer (et pas des moindres !!!), t’as envie de pleurer 😪.
Fort heureusement que dans notre entreprise tout était carré. Forcément, quand tu accompagnes et gères la comptabilité d’une soixantaine d’entrepreneurs, tu as intérêt à être TRÈS TRÈS TRÈS organisée.
Et pour ça, j’ai mis en place une collaboration avec un cabinet d’Expertise Comptable et de Commissariat aux Comptes avec lequel je travaillais quasi quotidiennement.
Donc, tout était nickel. Le contrôleur lui-même, une fois sur place, m’avait félicité d’avoir une comptabilité aussi bien tenue.
Entre nous, comme la comptabilité ce n’était pas ma tasse de thé, j’avais décidé, dès la création de l’entreprise, de faire appel à des experts. Comme ça, j’avais l’esprit tranquille.
Et en même temps, travailler régulièrement avec des experts-comptables ça m’a permis d’apprendre beaucoup de choses et (j’avoue) de commencer à aimer la comptabilité et la finance 😋.
Mais je te rassure tout de suite, les documents d’une microentreprise n’ont rien à voir avec ceux d’une SARL qui, elle, est très réglementée et régie par le Code des Sociétés.
La comptabilité d’une microentreprise est très simplifiée, et super facile à tenir. Pas besoin de recourir à un expert-comptable.
Allez, je t’explique tout ça 😉.
Go go go !
D’abord, je vais te parler des obligations comptables, puis du plan de trésorerie que je t’invite vivement à tenir, car il t’est d’une grande utilité pour savoir où tu en es et où tu vas.
D’un point de vue légale, la comptabilité d’une auto-entreprise se résume en 2 livres :
– Le livre des recettes
– Le registre des achats
LE LIVRE DE RECETTES OBLIGATOIRE DE L’AUTO ENTREPRENEUR
Le livre des recettes de l’entrepreneur comprend toutes les recettes perçues par ton entreprise.
Attention, il ne faut pas confondre recettes et produits. Une recette, c’est ce que tu as encaissé. Un produit lui peut avoir été réglé ou non.
Par exemple, si tu as émis une facture qui n’a pas encore été réglée, tu ne l’inscris pas dans ton tableau de recettes (il s’agit d’un produit non encaissé.).
Tu n’inscriras la somme qu’une fois avoir été payée.
Tu dois tenir un tableau par année civile et inscrire chaque recette au jour le jour avec une numérotation distincte pour chaque opération.
Ton livre de recettes doit contenir les éléments suivants :
- La date d’encaissement (et non la date de la facture, on est d’accord hein😊)
- Référence des pièces justificatives (numérotation des factures, notes)
- Le libellé (prestation de service ou vente de marchandises)
- Le nom et adresse du client
- Le montant encaissé
- Le mode de règlement (chèques, espèces, virement ou autres)
Pour info : pour la vente au détail avec paiement au comptant en dessous de 76 euros, tu peux regrouper la somme dans une seule opération et une seule facture est suffisante (mais attention, il faut garder tout de même toutes les pièces justificative types facturier, tickets de caisse, etc.).
Pour te faciliter la tâche, je t’ai mis à disposition le modèle du livre de recettes que tu recevras gratuitement t’inscrivant sur ce lien.
Astuce : je conseille de remplir ton livre de recettes une fois par mois. Pour te faciliter la tâche, tu te bases sur ton relevé bancaire mensuel pour être sûre de n’oublier aucune opération.
TON REGISTRE DES ACHATS DE L’AUTO ENTREPRENEUR (NON OBLIGATOIRE POUR LES PRESTATAIRES DE SERVICES)
Ce registre des achats n’est obligatoire que pour les activités de vente de marchandises, de restauration et d’hébergement.
Il doit y comporter le détail des achats par ordre chronologique et par année civile, le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes).
Attention, il est interdit de payer en espèces tout achat supérieur à 1000 euros.
Pour les activités de prestations, ce registre n’est pas obligatoire.
Pour te faciliter la tâche, je t’ai mis à disposition le modèle du registre des achats que tu recevras gratuitement t’inscrivant sur ce lien.
Conseil : conserve tes factures pendant 10 ans y compris tes factures (c’est une obligation légale).
QUELS SONT LES SUPPORTS POSSIBLES POUR LA TENUE DE LA COMPTABILITÉ DE TON AUTO-ENTREPRISE ?
Les supports pour la tenue de ta comptabilité sont les suivants :
– un livre de recettes et un registre des achats que tu peux trouver en librairie
– un logiciel comptable
– un tableau Excel que je te propose de télécharger gratuitement ci-dessous.
LE PLAN DE TRÉSORERIE DE L’AUTO ENTREPRENEUR : OUTIL SOUS FORMAT EXCEL (ou autre) INDISPENSABLE POUR LE PILOTAGE DE TON ACTIVITÉ
Je t’ai parlé des documents obligatoires que tu dois mettre à la disposition du Fisc, de l’URSSAF ou autre en cas de contrôle.
À présent, je vais te parler du Plan de Trésorerie qui est un des tableaux de bord que je qualifierai d’obligatoire, non pas légalement, mais pour le pilotage de ton entreprise.
Il est, en effet, très important que tu saches où tu en es dans tes comptes et où tu vas.
J’ai une bonne nouvelle pour toi !
Si tu as complété le livre des recettes et le registre des achats, tu as déjà fait 100 % du travail ! Parce que je t’ai préparé le plan de trésorerie que je t’offre gratuitement.
J’y ai passé une partie de mon après-midi, mais c’est cadeau pour toi.
Tu n’as plus qu’à cliquer ICI pour le recevoir tout de suite dans ta boite mail, ainsi que le livre des recettes et le registre des achats.
Pour les activités nécessitant l’application de la TVA, je t’ai également préparé un tableau spécifique.
Juste pour information le plan de trésorerie est le récapitulatif mensuel des recettes (ce que tu encaisses) et des dépenses (ce que tu paies).
Le solde mensuel de ton plan de trésorerie doit correspondre au solde de ton compte en banque.
Conseil : Je te conseille vivement d’inscrire en italique ou en couleur les dépenses et recettes à venir afin de pouvoir te projeter dans les mois à venir et prendre les décisions qui se révéleraient utiles en terme d’investissement par exemple comme une formation ou autre.
QU’EN EST T IL SI TU ES AUTO ENTREPRENEUR ASSUJETTI À LA TVA ?
Si tu es au régime simplifié d’imposition (régime qui est appliqué de plein droit) c’est-à-dire que, tu paies la TVA l’année suivante, je te conseille de mettre de côté la TVA et de ne pas y toucher car elle te sera exigée.
Pour les entrepreneures ayant opté pour le régime réel normal, qui est appliqué sur demande, tu devras payer la TVA chaque mois. Je te conseille donc, de l’intégrer dans ta comptabilité sur le registre des recettes ou des achats en fonction de ce que tu auras perçu par l’administration fiscale.
FAUT-T- IL UN COMPTE BANCAIRE DÉDIÉ A L’ENTREPRISE ?
La question m’est souvent posée de savoir si on doit ouvrir un compte bancaire dédié à son entreprise ?
Alors moi, je te recommande vivement d’ouvrir un compte dédié à ton activité professionnelle.
En effet, bien que l’ouverture d’un compte dédié à ton entreprise ne soit pas obligatoire en dessous d’un chiffre d’affaires de 10 000 euros, je te conseille de distinguer tes dépenses et recettes professionnelles avec celles de ton foyer.
Histoire de ne pas mélanger tes dépenses de shopping et de coiffeur, avec celle de ton fournisseur. Tu vois ce que je veux dire ?
Et pour la tenue de ta comptabilité, c’est plus clair pour toi.
Pour conclure, je dirais que la comptabilité n’est pas la tasse de thé des entrepreneurs en général, mais elle est nécessaire pour le pilotage de ton entreprise.
Sans comptabilité, tu navigues à l’aveugle et cela peut se révéler catastrophique.
Il faut considérer la comptabilité comme une soupe de légumes que n’as vraiment pas envie de boire. La condition sine qua non imposée par ta mère pour avoir le dessert, était de la boire (eh oui, les mamans sont de redoutables négociatrices 😂).
Alors tu la buvais d’un trait pour en finir et passer au dessert. Eh ben la compta, c’est un peu pareil, tu t’y mets d’un trait une fois par mois par exemple et hop, c’est rangé 😊.
Alors dis-moi toi, où en es-tu par rapport à ta comptabilité ? Tu te considères comme une as de la comptabilité et tout est organisée nickel chrome, ou tu te sens perdue et tu penses vraiment à t’y mettre ?